Kwaliteitsmeting Schoonmaak. Een betrouwbare en onafhankelijke meting
Kwaliteitsmeetsysteem schoonmaak
In de praktijk blijkt dat het belangrijk is dat de kwaliteit van de schoonmaak
(dus de schoonmaakprestatie) betrouwbaar gemeten wordt. Een
kwaliteitsmeetsysteem is nodig om het uitgevoerde schoonmaakwerk te kunnen
beoordelen.
U maakt afspraken met uw leveranciers over de kwaliteit van de
dienstverlening, maar controleert u deze kwaliteit ook altijd op basis van objectieve criteria?
Onafhankelijke en objectieve metingen!
Een van de essentiële punten daarbij is dat de metingen onafhankelijk gebeuren
en altijd op een gestandariseerde manier worden uitgevoerd.
De LED Schoonmaak Controle wordt volgens een vaste procedure uitgevoerd.
In het procedurehandboek (ISO-9000:2008 Hygiëne Keur BV) is de wijze van
inspecteren beschreven. Daarbij wordt het gebruik van de LED-lamp (UV-365), de
voorbereidingen van de inspectie, de uitvoering van de inspectie en de wijze van
rapportage uitdrukkelijk beschreven. Als bijlage treft u de
Procedure voor de controle
aan.
Techniek en ethiek!
De controle en de beoordeling van de schoonmaak gebeurd aan de hand van de inspectie
met de lamp en de gemaakte foto's. De inspecteur beoordeelt ook aan de hand van een
visuele inspectie maar de kern van de beoordeling gebeurd aan de hand van
de toegepaste techniek.
(Om met Jacques Ellul (1912-1994 Franse filosoof) te spreken: "de techniek
gaat voor de ethiek". Je doet meer met technologie.)
De techniek van de LED Schoonmaak Controle is een 'middel'
om een doel te bereiken.
Door de kennis / inzicht die wordt gekregen bij de controles (zie de beelden van vuil
en stof), zorgt de techniek er voor dat de verantwoordelijkheid 'hard' gemaakt kan worden.
- Laten we de schoonmaak doen door de juiste mensen? Mensen met een vak?
- Is de opleiding toereikend?
- Hebben we ze ook zo getraind dat ze goede uitvoering kunnen geven van hun
verantwoordelijk werk?
Met de juiste controlemiddelen wordt ook de onmacht weggenomen om resultaat
gerichte uitvoer te kunnen controleren! We willen bij schoonmaakonderhoud ook weten
of de uitvoer gebeurd is! En met verwacht resultaat! De techniek maakt het mogelijk!
Optimale prestatie!
Bij de LED Schoonmaak Controle wordt er vanuitgegaan dat er een maximaal
percentage gehaald kan worden bij een optimale prestatie. Door de verbetertrajecten
en de herinstructie moet het mogelijk zijn om het aantal afkeuringen te
minimaliseren.
Door de rapportage worden de schoonmakers gewezen op de toevallige en
systematische fouten.
Bij de inspectie wordt er altijd vanuit gegaan dat de ingekochte werkprogramma's 100%
worden uitgevoerd en als zodanig ook beoordeeld moet worden.
Het beoordelingscijfer (dus het gehaalde percentage) weerspiegelt de kwaliteit van de
geleverde prestatie en heeft een kwantitatieve verhouding met de geleverde inspanning.
Schoonmaakplan en inventarisatie
Aan het controleren van een locatie gaat altijd een belangrijke stap vooraf:
Is er een schoonmaakplan en zijn de schoon te maken elementen geinventariseerd?
Voor de beoordeling wordt er vanuit gegaan dat gelijkwaardige elementen ook als
groep kunnen worden beoordeeld (bijvoorbeeld: het sanitair of de klaslokalen).
Door middel van de inventarisatielijst wordt de basis voor de inspecties en
rapportage vastgelegd. Aan de hand van de gegevens kan dan berekend worden wat
de score van de locatie is (database / webbased applicatie).
Door middel van de inventarisatielijst en het eerste rapport wordt een basis
gelegd voor de volgende (her)inspecties. Immers elke locatie is uniek en door
middel van het rapport met de foto's van de eigen locatie weet iedere beheerder
en/of uitvoerende schoonmaker wat haar te doen staat.
Omdat de rapporten met de foto's zo duidelijk zijn is een herinspectie
in een veel kortere tijd uit te voeren.
Daarbij komt dat aan de hand van de
verbeteractie direct nagegaan kan worden wat er verbeterd moet zijn. Immers het
te inspecteren element is duidelijk en de fout bij de vorige inspectie is
nog steeds 'te zien' (als foto!). Dat is dus niet moeilijk!
Duidelijk controlemethode + vastlegging met foto's / video!
Tijdens een inspectie wordt op een nauwkeurige wijze de zogenaamde "blauwe lamp"
ingezet om de reinheid vast te leggen en te beoordelen.
We weten maar al te goed dat iets nog al snel schoon lijkt maar bij inspectie met
de lamp zeer zeker recent niet gereinigd is geweest.
Het bekende probleem bij o.a. sanitair in scholen / hotelkamers e.d..
In de schoonmaakprogramma's wordt duidelijk aangegeven welke elementen gereinigd
moeten worden, wat de frequentie is en welke methode moet worden toegepast. (De
overbekende kaart aan de kar!)
Wordt er wel vuil gezien met de lamp of is er alleen maar de duidelijke
'handtekening' van de schoonmaker zichtbaar is dan zal dat in de beoordeling worden
aangegeven:
- recent niet gereinigd;
- schoonmaakprestatie niet geleverd volgens
afspraak.
Omdat er gewerkt wordt volgens een vaste procedure (zie boven / zie NEN 2075) kan
een onafhankelijke beoordeling verkregen worden. En de 'bewijsvoering' wordt door
door de bijgeleverde foto's met 'timestamp' (en eventuele video's) onderbouwd!
Door training en opleiding zijn de inspecteurs van de LED Schoonmaak Controle in
staat om de 'schoonmaakwerkelijkheid' duidelijk in kaart te brengen.
Omvang inspectie
Het controleren van een locatie gebeurd door een a-selecte steekproef
uit de lijst van schoon te maken elementen.
Het principe van √N van het aantal (=N) elementen. Moeten er 10 klaslokalen
beoordeeld dan worden 3 lokalen als representatief gezien.
Bij inspectie worden de aangetroffen fouten geregistreerd en de verbeteracties
genoteerd.
Omdat de lamp de geleverde prestatie laat zien worden de zogenaamde 'goedkeuring'
ook uitdrukkelijk geregistreerd en gecommuniceerd.
De bekende methode "met een vinger over een randje gaan" is door het toepassen
van de LED-technologie niet meer nodig.
Iedereen is gevoelig voor een complimentje maar uitvoerende in de schoonmaakwereld zijn zichtbaar blij als
hun geleverde prestatie gewaardeerd wordt.
Rapportage en "eigentijdse" presentatie!
De LED Schoonmaak Controle levert een rapport op voor de opdrachtgever. In het
rapport wordt duidelijk aangegeven wat de score is. Aan de hand van de
bevindingen wordt een overzicht gegeven van de verbeteracties.
De LED Schoonmaak Controle is een moderne oplossing om de afspraken die er
gemaakt zijn met de leverende partij te controleren en te kwantificeren.
Contractverplichtingen en prestatiecontracten zorgen er voor dat geleverde diensten
ook tastbaar worden.
In de contracten tussen leverende en afnemende partij wordt altijd een overzicht
opgenomen van wijze van schoonmaken, de frequentie en de schoon te maken
elementen.
Als de schoonmaakprestatie niet zichtbaar wordt (er is niet geleverd / met de
lamp zie je dat) zal aan de hand van de controle lijst een afspraak gemaakt
worden over het vervolg van de schoonmaak en het volume van de betaling.
De dienst van LED Schoonmaak Controle is in te zetten als kritieke
prestatie-indicator (afgekort KPI). Als KPI voldoet deze dienst zeer zeker aan het
SMART-principe (Specifiek / Meetbaar/ Acceptabel/ Realiseerbaar/ Tijdsgebonden).
Een SMART-aanpak zorg er voor dat "alle betrokkenen" (van schoonmaker tot
contractbeheerder) meer managementattentie krijgen.
Op de site vindt u vele specifieke voorbeelden van gecontroleerde elementen. Het
kwaliteitsmeetsysteem met behulp van UV-lampen maakt het direct mogelijk om enerzijds
optimaal in te kopen en anderzijds een garantie te hebben dat aan de
leveringsverplichtingen is voldaan.
Voor beheerders en eindverantwoordelijke is
het niet meer 'te verkopen' dat de zorgvuldigheid voor en de veiligheid van de
bewoners / cliënten / gebruikers niet geborgd is.
Wel betaald - niet geleverd!
De onvoldoende schoongemaakte ziekenhuizen / de vieze scholen / de vuile treinen
en smerige toiletten in pretparken en fastfoodrestaurant kunnen verder worden
teruggedrongen als de ingekochte schoonmaakprestatie ook daadwerkelijk geleverd
wordt. En dat geldt overigens ook voor kantoren en werkplaatsen. Door de moderne
en nieuwerwetse technieken kunnen we kwantitatief controleren of de dienst
geleverd is.
Kern van de dienst! Hoe doelmatig is de dienst?
De kern van de dienst blijft de schoonmaak en het toepassen van KPI's zorgt er voor dat de
doelmatigheid van de dienst scherp neergezet wordt. De rapportages van LED Schoonmaak Controle zijn
een perfecte afdruk van de dienstverlening.
Is de dienstverlening doelmatig geweest dan zie je dat in de rapportage. Zijn er
stukken overgeslagen of onvoldoende gereinigd dan ZIE je dat ook direct. Ook is
het verbetertraject 1 op 1 te vergelijken met de vorige situatie.
LED Schoonmaak Controle zet de kern van de dienstverlening 'scherp' neer en is
als controle middel onafhankelijk van de personen die de dienstverlening
oorspronkelijk hebben ingekocht. LED Schoonmaak Controle is wat dat betreft een
'harde' KPI.
De min of meer softe benadering voor de beleving van de dienstverlening
(Tevredenheid = Resultaat - Verwachting) blijft bruikbaar om zicht te krijgen op
de manier waarop een dienst wordt aangeboden en uitgevoerd. Maar wellevenheid en
vriendelijkheid kunnen niet de enige garantie zijn voor een geleverde
professionele schoonmaakprestatie. In het Service Level Agreement (SLA) /
Serviceniveau-overeenkomst is vastgelegd wat de prestatie-indicatoren en
kwaliteitseisen zijn van de te leveren dienst.
Een tevredenheidsonderzoek in de facilitaire dienstverlening wordt veelvuldig ingezet
om een 'instrument' in handen te hebben voor beheer en toezicht.
Door het inzetten van de UV-technologie wordt er informatie verkregen
die we ook kennen als een arts, techniek inzet om een breuk te kunnen beoordelen.
Een goed gemaakte röntgenfoto levert die info op die de arts nodig heeft voor een geldige en eenduidige
beoordeling.
Het inzetten van techniek (UV-lamp) levert juist ook die infomatie die het
serviceniveau toetsbaar maakt.
De verzamelde gegevens zijn:
- valide: de prestatie-indicator is een maat voor de prestatie(eis)
waarin inzicht nodig is. Is er een prestatie geleverd. Het resultaat van het
uitgevoerde werk komt in beeld.
- geldig: de prestatie-indicator is toepasbaar. Het foto-beeld laat
de geleverde schoonmaakprestie zien. Als de prestatie niet geleverd is kan direct de
schoonmaakmethode opnieuw worden ingezet.
- eenduidig: de prestatie-indicator wordt op één manier geïnterpreteerd.
De foto-registraties leveren een direct zichtbaar beeld (en communiceerbaar beeld) op van het geleverde werk.
- meetbaar: de meetwaarden van de prestatie-indicator levert kwantitatief gegevens op.
Indien de prestatie niet geleverd leidt dat tot telbare afkeuringen. Toevallige en
systematische fouten kunnen onderscheiden worden. Indien de uv-markeringen na
schoonmaak niet verwijderd zijn geldt de beoordeling "niet geleverde prestatie".
- vergelijkbaar: de prestatie-indicator in de vorm van de foto maakt
het direkt mogelijk om situaties in de loop van de tijd 'met zich zelf' te vergelijken. Is de verbeteractie
niet uitgevoerd dan laat de foto dat zien.
Beweeg de muis . en bekijk het kwaliteitsmeetsysteem. . .
|
Kwaliteitsmetingen met een geobjectiveerd systeem
De foto's laten een, bijna niet uitwisbare indruk achter! |
Geldt overal! Zeker in scholen!
|
|
|
|
De controle op de uitvoer is de stimulans om kwaliteit te leveren. Verslapt de
aandacht bij de controle dan zal de uitvoer zeker niet verbeteren.
Als het programma duidelijk is weet iedereen waar hij / zij zich aan moet houden.
Maar laat je het 'versloffen' dan krijg je 'verwaarlozing'!
De schoonmaak-leveranciers zullen door de nieuwe en moderne techniek de eigen mensen
en toezichthouders veel effectiever moeten laten werken. |
|
|
Altijd extra aandacht? |
OK Apparatuur - patiëntveiligheid
|
|
|
|
De controle op apparatuur is de dagelijkse zorg in een OK. Ieder onderdeel vraagt zijn aandacht.
Duidelijke verantwoordelijkheden leiden tot duidelijke afspraken.
Effectieve controle leidt tot betere prestaties. Verbeteracties zorgen voor
aandacht en bewust zijn van verantwoordelijkheden.
Indien een OK nog wordt schoongemaakt met het 'katoenen doekje' en de
'pluizen mop' dan weet je als de UV-lamp wordt ingezet dat op alle oppervlakken waar je
geweest bent katoenen resten achter gelaten worden.
Dus een schoonmaakleveranciers zal zijn methode
moeten aanpassen aan de moderne inzichten.
Immers aan kleding en inrichting wordt in de ziekenhuizen veel geld uitgegeven.
Het kan toch niet zo zijn dat een 'ouderwets' mopsysteem zich kan handhaven,
omdat de leiding geen betere inzichten heeft!
|
|
|
Mag niet vergeten worden! |
Apparatuur controle
|
|
|
|
Apparatuur controle is nodig, maar vaak is het niet duidelijk van wie het
apparaat is.
Is een OK-tafel van de chirurg? Is het van de OK-manager? Is de tafel van de
verpleegkundige of van het schoonmaakbedrijf?
Zowel de schoonmaak methode, de wijze van uitvoering en resultaat van de
uitvoering dienen beoordeeld te worden.
Meestal is de afspraak dat de medewerkers van het schoonmaakbedrijf
UITDRUKKELIJK NIET AAN DE APPARATUUR mogen komen.
En dan kun je wel eens 'vet pech hebben' als een anasthesist halverwege
een operatie zijn pompsysteempjes niet meer aan de praat kan krijgen.
|
|
|
". . .laat het zien" |
Kwaliteit Schoonmaakonderhoud
|
|
 |
Kwaliteit betekent bij schoonmaakonderhoud de mate waarin de geleverde prestatie van
de uitvoerder (het schoonmaakbedrijf) voldoet aan de verwachting van de
opdrachtgever/gebruiker/etc. Met de 'blauwe' lamp is het uiterst eenvoudig te
contateren of het werk is uitgevoerd. Worden er bijvoorbeeld regelmatig stukken
overgeslagen? Zie hier naast bij het zogenaamde 'geurblok'.Indien in een locatie
'geurverspreidende' elementen aanwezig zijn dan kun je er bijna al direct
vanuitgaan dat de schoonmaak ONDER DE MAAT is.
|
|
|
Geldt zeker voor schoonmaakprestatie! |
Meten en weten!
|
|
 |
De kwaliteit van het schoonmaakonderhoud is op meerdere manieren te meten.
Enerzijds wordt altijd de technische kwaliteit in beeld gebracht, anderzijds wordt ook de beleefde
kwaliteit gecommuniceerd. De technische kwaliteitscontrole, conform NEN 2075, is de beproefde methode en
rapporteert of een element voldoet aan het afgesproken programma. De foto's gemaakt met behulp van de LED-lamp
geven een prima beeld van de status van het oppervlak. Zoals een dokter een röntgenfoto laat maken van een
pijnlijke pols; zo heeft bijvoorbeeld een manager van een hotel op deze manier een duidelijk bewijs
waarom het in zijn hotelkamer zo bleef stinken.
|
|
|
Voedingsdienst instelling
|
Besmettingsdruk!
|
|
|
De besmettingsdruk!
Welk resultaat is te verwachten bij volledige implementatie van nu
afgesproken maatregelen? Dit is afhankelijk van de besmettingsdruk.
De besmettingsdruk varieert sterk per afdeling.
De wijze waarop het bedrijf / instelling wordt ingericht laat een hygiënisch
management en een goede bedrijfsuitoefening toe.
Er moet aandacht besteed worden
aan de mogelijkheden voor correct reinigen en ontsmetten!
- = Preventieve maatregelen om insleep van ziekten,
pathogenen en/of contaminanten te voorkomen hetzij via mens, voedsel, geneesmiddelen,
bezoekers en/of elk verkeer van en naar de afdeling;
- = Hygiënemanagement waardoor het risico van
horizontale besmetting zoveel mogelijk wordt vermeden;
- = Vastleggen en uitwisselen van informatie
die inzicht geeft in de historie en de status van de afdeling
|
|
|
Methode & Materialen |
Materiaalfouten / vervuiling
|
|
 |
De lamp laat het zien: de materialen zijn vervuild. Door middel van vervuilde materialen
kunnen micro-organismen verspreid worden.Neem actie!
De schoonmaker kan zichzelf gemakkelijk controleren.
|
|
|
Achterstallig onderhoud |
Achterstallig schoonmaak onderhoud
|
|
 |
Is er sprake van achterstallig schoonmaakonderhoud?
Hoeveel uur wordt er momenteel schoongemaakt?
Hoeveel uren worden daadwerkelijk besteed?
Werken alle schoonmakers altijd op dezelfde wijze?
Schoonmaken / schoonmaakmethodes worden meestal heel eenvoudig uitgelegd.
Er wordt nog al gemakkelijk aangenomen dat als iemand (werk) ervaring heeft
dat het schoonmaakwerk ook resultaat gericht is.
Wat dat betreft is de praktijk zeer weerbarstig.
Mijn moedere maakt ook op deze manier schoon.
|
|
|
Onderhoud niet uitgevoerd |
Wie zorgt voor wat?
|
|
|
Veel van apparatuur wordt nauwelijks gereinigd. Technische onderhoudsdiensten
komen alleen als de apparatuur het niet doet.
Mensen moeten ze gebruiken om aan hun geld te komen of diensten willen afnemen.
Maar de toetsen en de bijhorende omgevening blijkt een niemandsland te zijn.
Zie verdere voorbeelden in
Proef Pinautomaten (juni 2009)
|
|
|
voedingsmiddelenindustrie/td>
|
Controle in de industrie
|
|
 |
De schoonmaak is bovenal een kwestie van controle.
Is het werk goed uitgevoerd en wordt dat geregisteerd? Door instructies en optimalisatie
kunnen fouten voorkomen worden. Wat betreft controle is de levensmiddelenindustrie al
tientalle jaren bezig om arbeid om te zetten in effectieve prestatie.
Door het inzetten van technieken en effectieve controles worden betrouwbare
productiesytemen onderhouden.
Bij een industrie kan men zich geen recall veroorloven!
Door de LED-technologie kan nog directer en scherper beoordeeld worden of een geleverde
prestatie effectief is.
|
|
|
Ook hier geldt discipline! |
Controle in instellingen / scholen / sporthallen
|
|
 |
De kwaliteit van de schoonmaak (prestatie) wordt bepaald door het uitgevoerde
werk!
Hier een voorbeeld! Klik aan!
Het is werk in uitvoering, maar een deel van het werk is NIET uitgevoerd.
Blijft dat liggen voor de collega?
Of
Wordt het helemaal niet schoongemaakt?
Uiteindelijk blijft het altijd liggen en is het percentage systematische fouten
veel hoger dan de effectieve schoonmaak.
|
|
|
"Waarom klachten" Ze waren er toch! |
Kwaliteit Schoonmaakonderhoud
|
|
|
De klachten over het schoonmaakonderhoud zijn veelvuldig.
Diverse studies zijn er aan gewijd en er zijn diverse boeken over geschreven.
Steeds opnieuw blijkt dat effectieve controle zorgt voor verbetering.
Afspraken moeten een onderdeel zijn van het beheer.
De controle is de andere kant van de zaak.
Controle verbetert de werkprestatie van de uitvoerende medewerkers
|
|
|
Afspraken en controle hand in hand. |
Dagelijkse aandacht!
|
|
|
Vervuiling treedt iedere dag op. Bij het gebruik van toiletten en sanitair
wordt veelvuldig gemorst. We leren kinderen altijd "GOED HANDEN WASSEN hoor!"
Mensen wassen hun veelvuldig hun kleren dan ook regelmatig omdat de reukoverlast
toeneemt. Kinderen zitten letterlijk overal aan.
Omdat de wanden en de diverse (sanitiare)onderdelen ook vuil worden door het gebruik van de
ruimtes moeten deze ook regelmatig schoongemaakt te worden.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kwaliteitcontrole in schoonmaakland
De kwaliteit in "schoonmaakland" wordt beheerst door 'foutmeldingen'. Door
verbeteringtrajecten en WAARDERING voor verbetering is de kwaliteit veel beter
gewaarborgd.
De industie heeft al op vele plaatsen de 0-tolerance / zero tolerance ingevoerd
om de producten te ontwerpen en te maken.
Door de moderene technieken kun je nu ook laten zien dat schoonmaakwerk zonder
fouten kan.
Door aan de "verbeterkant" te communiceren krijgt je de 'lager opgeleide' altijd
mee! Onze trainingen hebben in een korte tijd uitgewezen dat hoe lager de
scholingsgraad is hoe sterker de beelden (foto's / filmpjes) werken!
Daarbij komt dat de 'beeld rapportage' zoveel emoties opwekt, dat zowel
leidinggevende als uitvoerden "het op hun netvlies" houden!
Een intellectuele benadering met kwaliteitgrenzen (AQL-waarden e.d.) heeft
effect op middenkader en hooggeschoolden. Maar zij hebben (helaas) weinig
ervaring met het 'echte werk'!
Schoonmaak "op beleving" kan verdedigd worden voor een huiselijke situatie. ("Ik
denk dat het er nog wel goed uitziet.")
Indien het "schoonmaken op beleving" wordt gecommuniceerd bij een zakelijke
dienstverlening is het einde zoek en wordt de gemakkelijke weg gezocht. Er wordt
een minimale prestatie geleverd en de urenfactuur wordt voor 100% geïnd.
Als er in een locatie veel geurverdrijvers en/of luchtverfrissers worden aangetroffen
laat de lamp bijna altijd een vervuiling zien. Gebruikers en bewoners "verdedigen" hun
onaangename belevingen door de bekende busjes neer te zetten.
De innovatie van LED Schoonmaak Controle werp ander licht op de zaak.
De controle is effectiever en heeft effect.
|
|
Is het werk uitgevoerd?
Is het werk naar behoren (zo als we afgesproken hebben) uitgevoerd?
Wat waren de afspraken?
Kunnen we systematische fouten terugdringen?
Is het aantal toevallige fouten te minimaliseren?
Is er ook gecommuniceerd als HET GOED WAS?
compliment motiveert tot beter gedrag
Googlet u maar met 'compliment motiveert tot beter gedrag'!
Van een schouderklopje is nog nooit iemand geblesseerd geraakt. (volgens voetbaltrainer: Leo Beenhakker)
Verdere uitleg en toelichting in